"Управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее также – управление) является структурным подразделением администрации Губернатора и Правительства края, созданным в целях документационного обеспечения деятельности Губернатора края, первого вице-губернатора края, первого заместителя Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, администрации Губернатора и Правительства края (далее также – администрация), исполнительных органов края, находящихся на документационном обеспечении администрации, по вопросам, отнесенным к компетенции управления.

Управление осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Губернатора Хабаровского края от 20.07.2022 № 71.

Задачи управления:

• Организация единой системы документационного обеспечения деятельности Губернатора края, первого вице-губернатора края, первого заместителя Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, администрации, исполнительных органов края, находящихся на документационном обеспечении администрации.
• Организация делопроизводства Губернатора края, первого вице-губернатора края, первого заместителя Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, в администрации, исполнительных органах края, находящихся на документационном обеспечении администрации.
• Организация рассмотрения и исполнения в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее – СЭД) документов, поступивших на имя Губернатора края, помощника Губернатора края, за исключением документов, организация рассмотрения и исполнения которых возложена на главное управление Губернатора и Правительства Хабаровского края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений (далее – главное управление).
• Осуществление оперативного контроля за исполнением резолюций Губернатора края, помощника Губернатора края, подготовленных управлением по поручению Губернатора края, помощника Губернатора края.
• Осуществление контроля за полнотой и качеством подготовки документов, поступающих от исполнительных органов края, структурных подразделений администрации в адрес Губернатора края.
• Работа с правовыми актами Губернатора края, Правительства края, администрации, их проектами.
• Работа с проектами служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края (лица, временно исполняющего обязанности Губернатора края).
• Организация работы с номерными гербовыми бланками.
• Участие в подготовке и проведении расширенных заседаний Правительства края.
• Обеспечение деятельности архива администрации Губернатора и Правительства края.

Функции управления:

• Организует делопроизводство Губернатора края, первого вице-губернатора края, первого заместителя Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, в администрации, исполнительных органах края, находящихся на документационном обеспечении администрации, а также осуществляет контроль за его состоянием.
• Принимает, регистрирует служебную корреспонденцию и представляет ее на рассмотрение Губернатору края, членам Правительства края, первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации, исполнительных органов края, находящихся на документационном обеспечении администрации.
• Регистрирует доверенности, выдаваемые от имени Правительства края.
• Проверяет правильность оформления поступающих на регистрацию служебных писем от структурных подразделений администрации, исполнительных органов края, находящихся на документационном обеспечении администрации, в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
• Направляет документы с резолюцией (указанием) Губернатора края, помощника Губернатора края на исполнение первому вице-губернатору края, вице-губернатору края – руководителю представительства Правительства Хабаровского края при Правительстве Российской Федерации, первому заместителю Председателя Правительства края, заместителям Председателя Правительства края в соответствии с распределением обязанностей между ними.
• Осуществляет в СЭД ввод данных о ходе исполнения документов с резолюцией (указанием) Губернатора края, помощника Губернатора края.
• По поручению помощника Губернатора края:

проводит анализ информации, изложенной в документах, поступающих в адрес Губернатора края, за исключением документов, организация рассмотрения и исполнения которых возложена на главное управление;

осуществляет подготовку проектов резолюций (указаний) Губернатора края, помощника Губернатора края;

осуществляет оперативный контроль за исполнением документов с резолюцией (указанием) Губернатора края, помощника Губернатора края, за исключением документов, контроль за исполнением которых осуществляется главным управлением.

• Принимает законы края, направленные Законодательной Думой Хабаровского края, для их представления на подписание Губернатору края и последующего направления первому вице-губернатору края для организации обнародования.
• Принимает от исполнительных органов края, структурных подразделений администрации проекты документов для подписания Губернатором края (лицом, временно исполняющим обязанности Губернатора края), информирует исполнителей о ходе подписания документов, переданных Губернатору края (лицу, временно исполняющему обязанности Губернатора края).
• Осуществляет контроль качества подготовки проектов документов, представляемых исполнительными органами края, структурными подразделениями администрации на подписание (утверждение) Губернатору края (лицу, временно исполняющему обязанности Губернатора края), в части соответствия требованиям Регламента Правительства края.
• Осуществляет проверку и снятие с контроля документов с резолюцией (указанием) Губернатора края, помощника Губернатора края с последующим списанием в дело.
• Осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, в том числе содержащими конфиденциальную информацию, в части получения, отправки, учета и хранения документов, в том числе на бумажных носителях, в администрации, исполнительных органах края, находящихся на документационном обеспечении администрации.
• Осуществляет стилистическую и редакционную правку проектов правовых актов Губернатора края, Правительства края, администрации, обеспечивает приведение их в соответствие с требованиями современного русского литературного языка, Инструкции по делопроизводству.
• Оформляет проекты постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, приказов администрации на соответствующем бланке и представляет их на подписание.
• Регистрирует и рассылает в соответствии с Регламентом Правительства края постановления, распоряжения Губернатора края, Правительства края, приказы администрации.
• Осуществляет учет и хранение оригиналов постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, приказов администрации.
• Обеспечивает направление в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области постановлений Губернатора края, Правительства края, приказов администрации нормативного характера, а также сведений об источниках их официального опубликования для включения этих нормативных правовых актов в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и проведения их правовой экспертизы.
• Осуществляет подготовку распоряжений Правительства края, приказов администрации о командировании. Готовит информацию для включения в доклад о командировании членов Правительства края, государственных гражданских служащих, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, администрации, исполнительных органов края в адрес Губернатора края.
• Оформляет и выдает заверенные копии правовых актов Губернатора края, Правительства края, администрации, сопроводительных документов и материалов к ним, хранящихся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления, архиве администрации Губернатора и Правительства края, по запросам, направляемым на имя первого вице-губернатора края.
• Согласовывает проекты служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края (лица, временно исполняющего обязанности Губернатора края) в соответствии с Регламентом Правительства края. При согласовании рассматривает проекты служебных писем на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству, нормам современного русского литературного языка.
• Обеспечивает структурные подразделения администрации, исполнительные органы края номерными гербовыми бланками: постановлений Губернатора края; постановлений Правительства края; распоряжений Губернатора края; распоряжений Правительства края; приказов администрации Губернатора и Правительства края; приказов руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края; писем Губернатора края; писем Правительства края; писем антитеррористической комиссии Хабаровского края; писем антинаркотической комиссии Хабаровского края; общими бланками Правительства края.
• Ведет в электронном виде телефонный справочник Правительства края, размещает его на официальном сайте Хабаровского края и Правительства Хабаровского края в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (www.khabkrai.ru).
• Ежемесячно рассылает по электронной почте электронную версию телефонного справочника Правительства края в администрации городских округов и муниципальных районов края.
• Один раз в полугодие запрашивает информацию и обновляет справочник дежурных номеров сотовых телефонов и адресов электронной почты членов Правительства края, руководителей исполнительных органов края, структурных подразделений администрации.
• Осуществляет печатные и копировально-множительные работы, сканирование документов для сотрудников администрации, исполнительных органов края, находящихся на документационном обеспечении администрации, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
• Оформляет бланки Почетной грамоты Губернатора края; благодарности Губернатора края; благодарности администрации Губернатора и Правительства края; приветственных адресов Губернатора края; благодарственных писем Губернатора края; вкладыши в поздравительные открытки.
• Обеспечивает ведение цифровой аудиозаписи мероприятий Правительства края, заседаний Президиума Правительства края, расширенных заседаний Правительства края, других мероприятий с участием Губернатора края, первого вице-губернатора края, вице-губернатора края – руководителя представительства Правительства Хабаровского края при Правительстве Российской Федерации, первого заместителя Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации в административном здании Правительства края (г. Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, д. 56), Доме официальных приемов Правительства края (г. Хабаровск, ул. Шевченко, д. 3) при поступлении предварительных заявок от структурных подразделений администрации, исполнительных органов края, ответственных за подготовку и проведение мероприятий.
• Участвует в подготовке и проведении расширенных заседаний Правительства края в соответствии с главой 1 Регламента Правительства края.
• Обеспечивает ежегодное составление номенклатуры дел администрации Губернатора и Правительства края на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации, исполнительных органов края, находящихся на документационном обеспечении администрации.
• Оформляет, ведет учет и обеспечивает хранение в течение установленного срока документов текущего делопроизводства, образующихся в деятельности управления, в соответствии с номенклатурой дел администрации, их защиту от несанкционированного доступа, последующую передачу на хранение в архив администрации Губернатора и Правительства края.
• Организует работу по обработке документов постоянного хранения, законченных делопроизводством.
• Обеспечивает сохранность, учет и использование документов в архиве администрации Губернатора и Правительства края.
• Организует работу экспертной комиссии администрации Губернатора и Правительства края.
• Организует работу по уничтожению документов с истекшим сроком хранения в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
• Осуществляет передачу дел постоянного хранения в краевое государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Хабаровского края".
• Проводит проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации, исполнительных органах края, находящихся на документационном обеспечении администрации, на основании ежегодного плана-графика, утверждаемого приказом администрации. По результатам проверок организации делопроизводства готовит акты проверок организации делопроизводства.
• Изучает организацию делопроизводства в исполнительных органах края, не находящихся на документационном обеспечении администрации, органах местного самоуправления муниципальных образований края. По результатам изучения организации делопроизводства готовит письмо с рекомендациями по совершенствованию организации делопроизводства.
• Осуществляет по поручению Губернатора края (лица, временно исполняющего обязанности Губернатора края), первого вице-губернатора края, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации подготовку планов, отчетов и других служебных документов, информационно-аналитических материалов по направлению деятельности управления.
• Вносит Губернатору края, в Правительство края предложения по совершенствованию СЭД, оптимизации документооборота.
• Вносит Губернатору края, в Правительство края предложения по совершенствованию порядка прохождения и обработки документов, поступающих в адрес Губернатора края, Правительства края, исходящей корреспонденции Губернатора края, Правительства края.
• Осуществляет мониторинг правовых актов Российской Федерации и края по вопросам деятельности управления.
• Разрабатывает проекты правовых актов по вопросам деятельности управления.
• Участвует в подготовке и проведении совещаний и обучающих мероприятий для специалистов структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства края, исполнительных органов края, органов местного самоуправления муниципальных образований края по вопросам, относящимся к компетенции управления.
• Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам структурных подразделений администрации, исполнительных органов края, органов местного самоуправления муниципальных образований края по вопросам, относящимся к компетенции управления.
• Ведет журнал регистрации гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации.
• Организует работу комиссии по уничтожению недействующих и (или) пришедших в негодность гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении администрации.
• Организует дежурство сотрудников сектора ответственных дежурных управления в приемной Губернатора края в ночное время, выходные и праздничные дни.
• Организует работу сотрудников секретариата управления в приемных руководителей Правительства края.
• Осуществляет в пределах своей компетенции полномочия в сфере противодействия терроризму в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и края. 

Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

Сазонова Татьяна Николаевна,

тел. (4212) 31-60-11, E-mail: tnsazonova@khv.gov.ru

Структура управления

• отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, заместитель начальника управления – начальник отдела Севрюк Светлана Викторовна, тел. (4212) 40-21-71, E-mail: svsevryuk@khv.gov.ru
• отдел делопроизводства и архива, начальник отдела Манойленко Елена Владимировна, тел. (4212) 40-22-27, E-mail: main@khv.gov.ru
• отдел электронного оформления документов, заведующий отделом Головина Светлана Аркадьевна, тел. (4212) 40-21-75, E-mail: otdelofdoc@khv.gov.ru
• сектор по обеспечению делопроизводства Губернатора края, заведующий сектором Галицына Марина Владимировна, тел. (4212) 32-60-80, E-mail: mvgalitsyna@khv.gov.ru
• сектор ответственных дежурных, начальник сектора Роговенко Александр Петрович, тел. (4212) 32-51-21

Координаты: 

Адрес: г. Хабаровск, 680000, ул. Муравьева-Амурского, 56
Факс: 8 (4212) 40-24-55, 32-87-56